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屋外の宴会やBBQは、通常の居酒屋宴会とは違う開放感があります。一方で、天候、服装、移動、虫対策、雨天時の判断など、幹事が先に決めておくべきことも増えます。
雨天時の判断ルールを決める
屋外会場では、雨天決行か、屋根付きスペースがあるか、屋内へ切り替えられるかを確認します。前日何時に判断するのか、参加者へどう連絡するのかを決めておくと、当日の混乱を防げます。
服装と持ち物を案内する
大谷エリアやBBQ会場では、歩きやすい靴、羽織り、汚れてもよい服装を案内すると親切です。夏は暑さ対策、春秋は冷え込み、虫よけ、日差し対策も必要です。
移動と飲酒ルールを整理する
車で来る参加者がいる場合は飲酒ルールを明確にし、送迎や代行も検討します。駅集合にするのか、現地集合にするのかで遅刻対応も変わります。参加者に地図と集合場所を送っておきましょう。
幹事チェックリスト
- 雨天時の代替案を確認
- 服装・靴・暑さ寒さ対策を案内
- 現地集合か駅集合かを決める
- 飲酒と車参加のルールを共有
迷ったら条件整理から始める
候補を探し始める前に、日程、人数、予算、エリア、会の目的、避けたい条件を一度書き出すと、比較がしやすくなります。幹事の宇都宮では、未定の項目がある段階でも専用スタッフが条件を整理し、会場選びの優先順位を一緒に決めていきます。