宴会の人数変更・キャンセル規定の確認方法

宴会予約で幹事が最も困りやすいのが、人数変更とキャンセルです。参加者の予定が変わることを前提に、いつまで何名まで変更できるか、料理代・席料・貸切保証がどう扱われるかを先に確認しておきましょう。

人数変更の期限を2段階で確認する

多くの会場では、最終人数の締切と料理数の締切が分かれます。「席だけなら前日まで」「料理は3日前まで」など条件が違う場合があるため、口頭だけでなくメモに残しておくと安心です。

貸切や個室は最低保証に注意

貸切や大きな個室は、人数が減った場合でも最低保証料金が発生することがあります。50名予定が40名になったときの扱い、飲み放題人数、子どもや不参加者の扱いまで確認しましょう。

仮押さえの期限を決める

人気日の忘年会や歓送迎会は、仮押さえを長く維持できない場合があります。社内確認の期限を先に決め、候補が流れないようにしましょう。候補を比較するときは、キャンセル規定も同じ表に入れると判断しやすくなります。

迷ったら条件整理から始める

候補を探し始める前に、日程、人数、予算、エリア、会の目的、避けたい条件を一度書き出すと、比較がしやすくなります。幹事の宇都宮では、未定の項目がある段階でも専用スタッフが条件を整理し、会場選びの優先順位を一緒に決めていきます。

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